Lär känna dig själv så kommer resten automatiskt

Ronny Söderberg, Senior Advisor på SourceSkills, delar med sig av sin erfarenhet kring vad en upphandlande verksamhet många gånger missar när de ska upphandla  en IT- eller kommunikationslösning.

Det är svårt att komma dit du vill om man inte vet var du är. Vet du inte var du är kan det dessutom vara svårt att veta vart du vill.

Många företag och offentliga verksamheter köper idag sin tele- & datakommunikation som en tjänst, ofta som Kommunikation Som tjänst (KST), i hopp om att frigöra resurser och spara pengar. Effekter som definitivt är möjliga, men på grund av fel fokus, inte alltid uppnås. Genom att ha för stort fokus på de direkta kostnaderna och för lite fokus på de indirekta kostnaderna, går många miste om potentialen i ett KST-avtal. Det är vanligt att man i en beställarorganisation försummar det viktiga förberedelsearbetet, som inkluderar en noggrann analys av såväl nuläge som behov kopplade till organisationens processer och verksamhetsmål. Ofta vill man åt nya funktioner, bättre prestanda och ett lägre pris. Missar man att fundera över vad det är som driver de totala kostnaderna och organisationens intjäning så riskerar ett KST-avtal, som upphandlats på felaktiga grunder, att gå miste om möjliga resurservinster och kostnadsbesparingar.

Varför missar många att fokusera på rätt kostnader? Skälen kan vara många men tidsnöd och slentrian är de vanligaste. Så länge en kommunikationslösning fungerar så hanteras den inte så högt upp på dagordningen. När ett avtal går ut gäller det oftast att snarast ersätta detta, och kan man påvisa en besparing vad gäller de direkta kostnaderna så har man gjort en bra affär – eller?

Jag vill mena att ordentliga förberedelser inte tar så mycket mer tid och resurser i anspråk än det tar att gå ut i upphandling utan att veta var man står. Har man gjort sin hemläxa korrekt har man det underlag man behöver för att välja rätt tjänst och rätt leverantör som skall bidra till frigörandet av resurser och sänkta totalkostnader – såväl direkta som indirekta. Därför, ta en stund till att reflektera över organisationens situation och behov, så kommer resten mer eller mindre automatiskt.