5 steg för att upphandla rätt tjänst

I samband med att en verksamhet ser över sin kommunikationslösning blir det allt mer vanligt att fler företag köper en tjänst. Att gå från ett eget driftansvar, med ansvar för daglig drift, användarsupport och löpande utveckling av den tekniska lösningen, till att bli en beställare av dessa tjänster är en omställning för många organisationer. Det kan vara lätt att förbise de skillnader som finns mellan eget utföraransvar och ett professionellt beställaransvar. Nedan ger vi en övergripande bild över de grundläggande steg som en organisation behöver hantera för att identifiera, implementera och utveckla de tjänster företaget har behov av.

 Förberedelsearbetet: Börja med att inventera ditt nuläge. Där ni identifierar befintliga lösningar, hur ni köper, driftar och utvecklar er tekniska miljö. Hur upplever användarna att det fungerar? Vad kan/ska lyftas in i en molntjänst och vad ska vara kvar. Rätt förberedelsearbete ger en bild av vilka behov & förutsättningar ni har och vad som krävs för att tillgodose dem på bästa sätt i en molntjänst.

  Från utförare till beställare: Kärnan ligger i att identifiera sina förutsättningar och behov och därefter framgångsrikt kravställa dessa mot leverantören. För att lyckas med detta krävs både en djup förståelse och insikt om möjligheterna att lyckosamt gå från utförare till kompetent beställarorganisation. Fokusera på de kompetenser, resurser och strukturer som krävs för att kunna stötta era användare, då skapas en realistisk kravprofil med tydliga gränssnitt gentemot leverantörerna. Först då kan leverantören skräddarsy tjänster som passar er organisation och ni kan ta klivet från utförare till beställare.

  Upphandling: Utforma ett upphandlingsunderlag baserat på era behov och krav samt organisatoriska & ekonomiska förutsättningar, som går ut till lämpliga leverantörer. OBS! Kravställ enbart det som är av vikt för er organisation, varje tillkommande krav är troligtvis kopplat till ökade kostnader.

  Implementering: När upphandlingen är avslutad är det dags att implementera lösningen i er organisation. Detta kan upplevas som en turbulent och dramatisk punkt i processen, då den blir påtaglig för många av era medarbetare och interna kunder. Då är det viktigt att lägga tid och resurser på intern projektledning – detta glöms bort allt för ofta. Fokusera på att kommunicera till organisationen om implementeringen och att vara ett närvarande stöd för medarbetarna – det säkerställer förståelsen för den påverkan en implementation har för medarbetaren. Etablera även en trygg kanal för informationsöverföring mellan er och den externa leverantören.

  Optimering och Uppföljning: Undvik att fastna i den gamla fällan att efter implementationen slå sig till ro. Det är nu det börjar! Lev med och utveckla er molntjänst löpande tillsamman med er valda leverantör. Er organisation kommer att utvecklas under hela avtalsperioden, då är det viktigt att er tjänst även i framtiden uppfyller era medarbetares krav och behov. Våga att fortsätta utvecklas!

 

Vill du få ut full effekt av dina IT- och telekomtjänster? Kontakta oss så berättar vi mer om hur ni går tillväga för att för att få tillgång till rätt tjänster för er verksamhet.